Vi delar med oss av våra tankar kring att vara ledare i rådande situation
Hur ska du få hemmaarbetet att funka?
Med det exceptionella läge som nu råder måste hälsa och säkerhet för personal och kunder självklart vara prioritet nummer ett för varje företagsledare! Samtidigt är nog många i våra led minst lika oroliga för vilka de långvariga effekterna på ekonomin blir. Så, utöver att följa myndigheternas råd för att dämpa smittspridningen gäller det att hålla igång hjulen så gott det går.
Vi har, som Business Sherpas, frågat oss vad vi kan göra – vi är konsulter, inte specialister på virus och smittspridning. Eftersom vårt fokus är att ge stöd till ledare i utmanande situationer vill vi försöka göra det med några av våra tankar om hur vi kan bli effektiva och samtidigt må så bra som möjligt, både som individer och organisationer, i det läge vi nu befinner oss i.
Distansarbete är ett ord vi länge använt, men nu blev det plötsligt skarpt läge. Det är inte längre då och då för några få, utan hela tiden för alla som har möjlighet. Att kolla av mailen utanför jobbet är säkert något de flesta kan göra relativt enkelt, men att fullt ut flytta hela sin insats till hemmet är en annan sak. Men möjligheterna finns för många, och för oss som ska använda dem gäller det att vara både nyfikna och kreativa.
Ergonomi även hemma
Nu är väl de allra flest som kan redan stationerade hemma med sina laptops. Men det kan vara läge att stämma av hur både utrustning och arbetsmiljö ser ut. Om flera i familjen ska dela på hemmets möjliga arbetsplatser kan extra insatser krävas för att var och en ska kunna få arbetsro. Att sitta i soffan och kolla mail kan funka men det är inte hållbart för heltidsarbete. Kanske skulle en justerbar stol behövas för rätt ergonomi och en extra skärm kan vara relevant för att inte få problem med nacken. Viss utrustning kan kanske tas från arbetsplatsen, men ibland kan inköp krävas för att undvika större kostnader på längre sikt.
Distansarbete är ett ord vi länge använt, men nu blev det plötsligt skarpt läge. Det är inte längre då och då för några få, utan hela tiden för alla som har möjlighet. Att kolla av mailen utanför jobbet är säkert något de flesta kan göra relativt enkelt, men att fullt ut flytta hela sin insats till hemmet är en annan sak. Men möjligheterna finns för många, och för oss som ska använda dem gäller det att vara både nyfikna och kreativa.
Ergonomi även hemma
Nu är väl de allra flest som kan redan stationerade hemma med sina laptops. Men det kan vara läge att stämma av hur både utrustning och arbetsmiljö ser ut. Om flera i familjen ska dela på hemmets möjliga arbetsplatser kan extra insatser krävas för att var och en ska kunna få arbetsro. Att sitta i soffan och kolla mail kan funka men det är inte hållbart för heltidsarbete. Kanske skulle en justerbar stol behövas för rätt ergonomi och en extra skärm kan vara relevant för att inte få problem med nacken. Viss utrustning kan kanske tas från arbetsplatsen, men ibland kan inköp krävas för att undvika större kostnader på längre sikt.
Tillgång och fördelning av stöd beroende på roll
Som ledare kan du också behöva fundera över hur hemarbete fungerar för olika roller – är det något extra som behövs i en viss roll? Är tillgången till externa system korrekt fördelad? Har alla relevanta kontaktuppgifter för stöd och råd – vet de vart de ska vända sig om de stöter på problem? Behöver ni kanske inrätta en specifik helpdesk för distansarbetarna?
Distansarbete men inte isolerad
Att arbeta på annan plats än kollegorna kan också lätt ge känslan av att vara isolerad och känna sig ensam. Här kommer självklart alla de system in som vi nu måste ta till fullt ut. Telefonen är självklart bra, men det kan också kännas tryggt att se varandra. Det är inte säkert att videomöjligheten bara ska lämnas till de tillfällen då presentationer ska visas eller flera ska samverka. Det kan vara minst lika relevant för ett möte på tu man hand.
Som ledare kan du också behöva fundera över hur hemarbete fungerar för olika roller – är det något extra som behövs i en viss roll? Är tillgången till externa system korrekt fördelad? Har alla relevanta kontaktuppgifter för stöd och råd – vet de vart de ska vända sig om de stöter på problem? Behöver ni kanske inrätta en specifik helpdesk för distansarbetarna?
Distansarbete men inte isolerad
Att arbeta på annan plats än kollegorna kan också lätt ge känslan av att vara isolerad och känna sig ensam. Här kommer självklart alla de system in som vi nu måste ta till fullt ut. Telefonen är självklart bra, men det kan också kännas tryggt att se varandra. Det är inte säkert att videomöjligheten bara ska lämnas till de tillfällen då presentationer ska visas eller flera ska samverka. Det kan vara minst lika relevant för ett möte på tu man hand.
Det finns många verktyg på marknaden. Försök hitta det som passar er i den mån ni inte redan är igång och använder något eller några av dem. Det som blir extra viktigt nu är att säkerställa att alla förstår hur de ska använda tekniken – det är ju inte givet att alla tidigare kopplat upp sig mot någon annan. Ska dessa verktyg kunna användas effektivt för både löpande arbete och möten behöver alla förstå. Det finns bra instruktionsvideor att hitta på nätet.
7 bra saker att tänka på:
1. Säkerställ kontinuerlig information
– Svara på frågor, men ta inte rollen av expert på områden du inte behärskar – hänvisa till myndigheter.
– Säkerställ att alla hänger med – alltför många kanaler kan ge otydlighet.
2. Säkerställ en kontinuerlig kommunikation
– Alla är inte vana att jobba hemifrån. Hjälp medarbetarna hitta bra rutiner.
– Undvik känsla av ensamhet och isolering
– Stäm av tätt, individuellt och med hela teamet.
– Förslag för att hålla uppe en bra kommunikation är att starta en gruppchatt.
3. Gemensamt morgonmöte
Ge alla chansen att säga sitt, be om hjälp eller stöd eller helt enkelt bara berätta vad de kommer arbeta med under dagen.
4. Dagens uppdateringsmail
Skriv dagens mail och skicka ut till alla distansarbetande med uppdateringar som man missar när man inte är på plats, eller för att informera om andra relevanta saker. Det viktiga är att hålla kontakten varje dag.
– Svara på frågor, men ta inte rollen av expert på områden du inte behärskar – hänvisa till myndigheter.
– Säkerställ att alla hänger med – alltför många kanaler kan ge otydlighet.
2. Säkerställ en kontinuerlig kommunikation
– Alla är inte vana att jobba hemifrån. Hjälp medarbetarna hitta bra rutiner.
– Undvik känsla av ensamhet och isolering
– Stäm av tätt, individuellt och med hela teamet.
– Förslag för att hålla uppe en bra kommunikation är att starta en gruppchatt.
3. Gemensamt morgonmöte
Ge alla chansen att säga sitt, be om hjälp eller stöd eller helt enkelt bara berätta vad de kommer arbeta med under dagen.
4. Dagens uppdateringsmail
Skriv dagens mail och skicka ut till alla distansarbetande med uppdateringar som man missar när man inte är på plats, eller för att informera om andra relevanta saker. Det viktiga är att hålla kontakten varje dag.
5. En eftermiddagsfika – som kanske behöver handla om andra saker än jobbet. Lite social samvaro helt enkelt.
6. Uppmuntra medarbetare att ta pauser.
De som jobbar hemma kan ibland bli ”överdrivet effektiva”. På jobbet blir man avbruten hela tiden – det händer inte när man sitter för sig själv, då måste man själv ta ansvar för att ställa sig upp, röra sig lite, släppa tankarna och andas.
7. Några andra må-bra-tips till dig och dina medarbetare:
– Ta en promenad till ”jobbet” på morgonen – få lite frisk luft och sätt en gräns mellan morgonen hemma och arbetsdagen även när du jobbar hemma
– Om du inte kom iväg på morgonen – ta en lunchpromenad och få lite dagsljus
– Om ingen annan organiserar det – se till att själv fixa en digital fikastund med kollegor eller någon vän
– Sätt en tydlig gräns för när arbetsdagen är slut. Stäng igen datorn
6. Uppmuntra medarbetare att ta pauser.
De som jobbar hemma kan ibland bli ”överdrivet effektiva”. På jobbet blir man avbruten hela tiden – det händer inte när man sitter för sig själv, då måste man själv ta ansvar för att ställa sig upp, röra sig lite, släppa tankarna och andas.
7. Några andra må-bra-tips till dig och dina medarbetare:
– Ta en promenad till ”jobbet” på morgonen – få lite frisk luft och sätt en gräns mellan morgonen hemma och arbetsdagen även när du jobbar hemma
– Om du inte kom iväg på morgonen – ta en lunchpromenad och få lite dagsljus
– Om ingen annan organiserar det – se till att själv fixa en digital fikastund med kollegor eller någon vän
– Sätt en tydlig gräns för när arbetsdagen är slut. Stäng igen datorn
Vad händer sen?
I sådana här lägen är genomarbetade, gemensamma värderingar ett
stort stöd. De hjälper oss förstå hur vi ska fungera i en ny och okänd situation? Och de blir på sätt och vis testade just i ett krisläge. Har du dem på plats kommer du märka att organisationen har en god förmåga att anpassa sig till den nya situationen.
Och till sist, vi är lika oroade som du. Vi vet lika lite som du om vad framtiden bär med sig just nu. Men ett vet vi: Det kommer att bli verksamhet även i framtiden. Och med den insikten som grund erbjuder vi dig att höra av dig om du vill boka upp en kostnadsfri timme för lite samråd och kanske hjälp och stöd i en svår tid. En Sherpa räcker alltid ut en hjälpande hand när det är brant och halkigt.
Vill du ha någon att bolla dina tankar med? Maila oss då gärna på info@madicon.se
stort stöd. De hjälper oss förstå hur vi ska fungera i en ny och okänd situation? Och de blir på sätt och vis testade just i ett krisläge. Har du dem på plats kommer du märka att organisationen har en god förmåga att anpassa sig till den nya situationen.
Och till sist, vi är lika oroade som du. Vi vet lika lite som du om vad framtiden bär med sig just nu. Men ett vet vi: Det kommer att bli verksamhet även i framtiden. Och med den insikten som grund erbjuder vi dig att höra av dig om du vill boka upp en kostnadsfri timme för lite samråd och kanske hjälp och stöd i en svår tid. En Sherpa räcker alltid ut en hjälpande hand när det är brant och halkigt.
Vill du ha någon att bolla dina tankar med? Maila oss då gärna på info@madicon.se